SOLICITUDES

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Tipos de usuarios

Las solicitudes pueden ser introducidas en el sistema por:

• Una empresa en nombre propio o un Gestor o Representante en representación de un agente Económico:
  Este tipo de usarios deberán dirigirse al Servicio de Inspección SOIVRE más cercano para solicitar la clave de uso del sistema.
  Las solicitudes podrán ser enviadas en cualquier momento del día, cualquier día de la semana.
  Para calidad comercial las inspecciones y la emisión de los certificados solo se realizarán en los horarios habituales de inspección.
  En el control de seguridad de productos industriales todas las solicitudes pasan por un análisis de riesgo automatizado que les adjudica diferentes circuitos.
  • Circuito verde: El certificado se genera automáticamente por el sistema, como resultado del análisis de riesgo.
  • Circuito naranja: La partida se somete a control documental.No obstante, el inspector podrá realizar un control físico, si apreciara motivos que lo justifiquen.
  • Circuito rojo: La partida se somete a control documental y físico.
  
  En los tres casos el sistema envía un correo electrónico al agente económico informando de la tramitación de la solicitud.
• Un funcionario SOIVRE: Desde el Centro SOIVRE de inspección.

Solo en CALIDAD COMERCIAL

• Un agente económico autorizado a hacer despacho en factoría por la Dirección general de Aduanas e Impuestos Especiales.
  Todo agente Económico que esté autorizado al despacho en factoría podrá solicitar en el Centro de Inspección una clave de acceso.
  Las solicitudes podrán ser enviadas en cualquier momento. A la recepción de las mismas, y en base al conocimiento de la empresa a través de visitas periódicas a la misma y de su sistema de autocontrol, así como a la habitual inspección de envíos, el responsable del Servicio de Inspección de la Delegación Regional o Territorial de comercio podrá establecer filtro verde a la emisión de certificados.
  En este caso la emisión de certificados será automática y en treinta minutos estará emitido y enviado a la AEAT.
  En el caso en que se considere necesario realizar un control físico de la mercancía, porque la naturaleza de la misma, su destino, no conformidades detectadas del agente económico o la fecha así lo aconsejen, se establecerá un filtro naranja; en este caso no se emitirán los certificados de forma automática y se comunicará por correo electrónico al solicitante la necesidad de acudir a realizar control físico al Centro o, en su caso, esperar la visita del inspector.
  En este caso la solicitud ya introducida se recibe en el Centro y se cursará como las presentadas por los usuarios anteriores.
  El sistema envía un correo electrónico al agente económico tanto en el caso en que esté activo el filtro verde como el naranja, informando de la tramitación de la solicitud.

Cumplimentación de las solicitudes de calidad comercial

Son de obligada cumplimentación los campos señalados con *
La solicitud consta de dos partes

• Datos de cabecera de las solicitudes

  Son los datos comunes a toda la solicitud.
  • Clase de solicitud: si la solicitud es normal (solicita el control), si el operador declara que no procede el control o si consulta si procede el control.
  • Flujo Comercial: se deberá seleccionar el adecuado.
  • Punto de Inspección: seleccionar de entre los indicados.
  • Ubicación de la mercancía: introducir datos adicionales para la localización de la mercancía.
  • Código de Ubicación Domiciliada: en importación, sustituye al documento de cargo en el caso de despacho domiciliado.
  • Agente económico: se puede utilizar el icono para buscar el operador, bien por NIF o por nombre (o parte de él). Si queremos encontrar todos los Agentes que se apelliden "Martinez" se debe poner como criterio de búsqueda "%Martinez". De esta forma salen todos los agentes en cuyo nombre aparezca en cualquier posición la palabra Martinez. En la lista aparecen todos los datos correspondientes al agente económico. Haciendo doble clic sobre la línea que los contiene, se cumplimentan automáticamente los datos en la solicitud.
    El sistema almacena automáticamente los datos de los nuevos agentes económicos que se introducen para facilitar su búsqueda posterior.
    Con el icono se pueden copiar los datos introducidos del agente económico en las casillas correspondientes al Envasador.
  • País de origen: Se puede seleccionar el país de la lista, o meter el código del país en la casilla correspondiente, si se conoce, y dar tabulador dos veces. En casos de reexportaciones es necesario indicar el origen de la mercancía; en ese caso tanto país de origen como de destino son distintos de España.
  • País de destino: Se puede seleccionar el país de la lista, o meter el código del país en la casilla correspondiente, si se conoce, y dar tabulador dos veces.
  • Medio de transporte y matrícula.
  • Otras matrículas: se debe rellenar, si la matrícula no cabe en el campo anterior, por ejemplo en el caso de contenedores.
  • Observaciones: Introducir las observaciones que se considere oportunas en relación con la solicitud.
  • Aduana de salida: mediante la selección de la aduana en el desplegable, o mediante la introducción del código correspondiente y presionar dos veces tabulador.
  • Contiene datos provisionales: Debe seleccionarse si la solicitud contiene datos provisionales en las partidas o la matrícula está en blanco.
  
  Si Usted es un Agente económico autorizado los datos de agente económico y punto de inspección salen automáticamente rellenos.
  

• Datos relativos a los productos

  Son los datos de las partidas para las que se solicita control de calidad comercial. Son: Nº Envases, Tipo de envase, Marca comercial, TARIC, Código SOIVRE y Descripción del producto, Categoría, Peso Bruto, Peso Neto, Valor, Moneda, Factura y Tipo y nº de documento de cargo.
  Los campos producto código SOIVRE y descripción del producto atienden a una codificación SOIVRE propia, distinta del TARIC. Esta codificación obedece a la necesidad de conocer a priori la descripción del producto, con indicación de la variedad y el tipo comercial, lo que facilita el establecimiento de los criterios de control y permite la obtención posterior de estadísticas detalladas.
  Es necesario prestar especial atención a la selección de la variedad o tipo comercial del producto a través de la descripción, en el desplegable correspondiente.
  Los datos que realmente se consolidan para el envío al Servicio de Inspección SOIVRE son los que aparecen en el cuadro inferior productos para los que se solicita control de calidad comercial. Para introducir la descripción de las partidas en este cuadro se introducen los datos en las casillas de edición y se pulsa Añadir.
  Si se quiere modificar alguna línea de las introducidas en este cuadro, se selecciona de forma que automáticamente se recuperan sus datos en las casillas de edición, se modifican los datos erróneos y se pulsa Modificar, con lo que se modifica la línea.
  Si se quiere eliminar una línea de partida ya introducida en el cuadro, se selecciona y se pulsa Borrar.
  Utilidad para facilitar la introducción de datos: si alguna partida por introducir es similar a una ya introducida, se selecciona ésta última, se modifican en las casillas de edición los datos hasta que se correspondan con los de la nueva partida, y se pulsa “Añadir” con lo que se añade una nueva línea en el cuadro inferior.


Datos provisionales a nivel de línea. Puede incluir datos ponderados provisionales de los campos peso neto, unidades , bultos y valor, ubicación de la mercancía. Para que consten como tales debe seleccionar la casilla Datos provisiónelas en cabecera.



• Fecha de la solicitud

  Si usted es un trabajador SOIVRE o un representante, la fecha y hora que se reflejará en su solicitud cumplirá las siguientes normas:
  • Si la solicitud se hace de lunes a viernes no festivos entre las 8 y las 20,30 horas y los sábados de 8 a 14 horas, la fecha y hora son las reales.
  • Si la solicitud se hace un sábado a partir de las 14 horas o un domingo, la fecha será del lunes siguiente a las 8 de la mañana.
  • Si la solicitud se hace un día de lunes a viernes a partir de las 20,30 h., tendrá fecha del día siguiente a las 8 de la mañana.
  • Si la solicitud se hace en día festivo de ámbito nacional ,su fecha será el siguiente día laborable a las 8 de la mañana.
  Debe tener esto cuenta si va a buscar su solicitud por intervalo de fechas.
  Si es usted un agente económico la fecha y hora de su solicitud serán las reales.

Cumplimentación de las solicitudes de productos industriales

Son de obligada cumplimentación los campos señalados con *
La solicitud consta de dos partes

• Datos de cabecera de las solicitudes

  Son los datos comunes a toda la solicitud.

  • Clase de solicitud: si la solicitud es normal (solicita el control), si el operador declara que no procede el control o si consulta si procede el control.
  • Punto de Inspección: seleccionar de entre los indicados.
  • Aduana: Se puede seleccionar del desplegable, o meter el código de la aduana, en la casilla correspondiente y presionar dos veces tabulador.
  • Ubicación de la mercancía: introducir datos adicionales para la localización de la mercancía.
  • Código de Ubicación Domiciliada: sustituye al documento de cargo en el caso de despacho domiciliado.
  • Importador: Hay que utilizar el icono para buscar el operador, bien por NIF o por nombre (o parte de él). Si queremos encontrar todos los Importadores que se apelliden "Martinez" se debe poner como criterio de búsqueda "%Martinez". De esta forma salen todos los importadores en cuyo nombre aparezca en cualquier posición la palabra Martinez. En la lista aparecen todos los datos correspondientes al importador. Haciendo doble clic sobre la línea que los contiene, se cumplimentan automáticamente los datos en la solicitud.
    Si un importador no existe en la Base de datos, puede darlo de alta en el menu Utilidades -> Alta importador productos industriales
  • Fabricante: Debe introducir el NIF, nombre, localidad y país.
  • Exportador: Debe introducir el NIF y el nombre.
  • Medio de transporte: Debe introducir el medio de transporte y la matrícula. Si hay mas matrículas, por ejemplo de contenedores debe incluirlas en el campo otras matrículas.
    
  • País de origen y país de procedencia

• Datos relativos a los productos

  Son los datos de las partidas para las que se solicita control de seguridad. Son: Nº Envases, Tipo de envase, Marca comercial, Lote, TARIC, Producto (descripción), Modelo, Peso Neto, Unidades (nº y tipo de unidad), Valor, Moneda, Nº Factura, nº y tipo de documento de cargo y especificidades.
  Si se quiere modificar alguna línea de las introducidas en este cuadro, se selecciona de forma que automáticamente se recuperan sus datos en las casillas de edición, se modifican los datos erróneos y se pulsa Modificar, con lo que se modifica la línea.
  Si se quiere eliminar una línea de partida ya introducida en el cuadro, se selecciona y se pulsa Borrar.
  Utilidad para facilitar la introducción de datos: si alguna partida por introducir es similar a una ya introducida, se selecciona ésta última, se modifican en las casillas de edición los datos hasta que se correspondan con los de la nueva partida, y se pulsa “Añadir” con lo que se añade una nueva línea en el cuadro inferior.
  

• Fecha de la solicitud

  En las solicitudes de productos industriales la fecha y hora de su solicitud son las reales.

Guardar borrador / Enviar solicitud

Una vez cumplimentada una solicitud puede hacer dos cosas:

• Enviar solicitud

  Una vez verificada la corrección de los datos cumplimentados si pulsa botón Enviar solicitud; la solicitud será introducida en el Servidor Central del Ministerio, en Madrid y enviada a la AEAT para su validación. Una vez validada por la AEAT será recuperada por el Servicio de Inspección SOIVRE destinatario de la misma.
  Al pulsar el botón "Enviar", el sistema informa del número con el que ha sido registrada la solicitud. Este número se debe conservar ya que todas las consultas sobre la solicitud se realizarán a través de él.
  

• Guardar borrador

  Puede cumplimentar parcialmente una solicitud y guardarla como borrador. En este caso no se verificará la corrección de los datos. El sistema le asigna un nº de borrador. Esta numeración es distinta de la numeración de las solicitudes. Posteriormente podrá recuperar el borrador, completar los datos que falten y Enviar solicitud. Al enviarla se le asignará un nº de solicitud distinto del que se le asignó como BORRADOR.
  Los Servicios de Inspección SOIVRE solo procesarán las SOLICITUDES, en ningún caso los BORRADORES.

Adjuntar documentación

Para la realización de las inspecciones es necesario el aporte de determinados documentos (facturas, resultados de análisis, certificados de país de origen, etc.).
La tramitación de una solicitud de cualquier tipo, no comenzará hasta que no se anexe al menos un documento.
Cualquier documentación puede ser adjuntada a una solicitud. Para ello se seleccionará Anexar documentación en la pantalla que nos devuelve el Nº de la solicitud, o en el menú Solicitudes.
Se deberán enviar archivos comprimidos, tipo zip, con un tamaño máximo de 2 MB. Se pueden enviar para una solicitud tantos archivos como sean necesarios pero debe ser asignado distinto nombre a cada uno de ellos. Se sugiere como nombre de archivo SOL + nº solicitud, “A” , “B”…. Ej. para la solicitud 68 el primer archivo podría ser SOL68A.zip, el segundo SOL68B.zip...

Adjuntar referencia

Si el Agente económico ha proporcionado al SOIVRE la documentación de una determinada referencia, en vez de volver a anexar la documentación para ese producto, puede anexar la referencia.
El programa pregunta por el nº de solicitud y el nº de referencia que se quiere anexar. El programa comprueba que el agente ecónomico de la solicitud y de la referencia es el mismo y muestra la documentación que el SOIVRE tiene para esa referencia. El usuario puede verla y si es correcta anexarla a la nueva solicitud pulsando el botón "Anexar".

Modificar solicitud

Cuando una nueva solicitud entra en el sistema se envía a la AEAT para su validación. Esto se hace así para minimizar las anulaciones de certificados.
Si la AEAT encuentra errores en la solicitud, los comunica al SOIVRE. El estado de la solicitud pasará a "Error AEAT" y en la página de consulta de la solicitud, se mostrará el error encontrado. (La AEAT devuelve los errores de uno en uno). El usuario debe corregir los errores utilizando esta opción. La solicitud se vuelve a enviar a la AEAT, hasta que todos los datos, excepto el documento de cargo que no se valida en un primer momento, sean correctos.
El SOIVRE no empezará a tramitar las solicitudes hasta que la AEAT, no las valide.
Esta opción sólo está disponible cuando el estado de la solicitud sea "Error AEAT"

Modificar documento de cargo

Las solicitudes de importación, están sometidas a una segunda validación del documento de cargo. Este dato se puede introducir a posteriori, después de haber dado de alta la solicitud.
Esta opción sirve para introducir o modificar el documento de cargo. Estará disponible para una solicitud, cuando su estado sea "Error DS", bien, porque el dato no ha sido grabado o porque sea erróneo.

Facilidades para la introducción de datos

La oficina virtual ofrece la mayor comodidad para la introducción de datos, ya que permite la recuperación de los ya introducidos y la modificación de los mismos para su envío como nuevas solicitudes. Estas utilidades son:

1. En la pantalla de cumplimentación del formulario de solicitud en la que utilizando los comandos “añadir”, “modificar”y la recuperación de datos mediante selección de línea se reduce la necesidad de teclear.
   Añadir: sirve para introducir como nueva línea los datos que figuran en las casillas de edición.
   Selección en recuadro: permite recuperar en las casillas de edición de datos, los de una línea del recuadro.
   Modificar: permite, tras introducir cambios en la línea seleccionada, añadirlos al recuadro modificando esa línea.
2. En el botón recuperar solicitud de la pantalla de información del nº de solicitud que aparece tras el envío de una solicitud y en la opción recuperar datos del menú solicitudes se pueden recuperar los datos correspondientes a solicitudes ya enviadas, que pudieran ser similares a la solicitud a introducir. Una vez recuperados los datos en pantalla se pueden modificar del modo pertinente antes de su envío como nueva solicitud.
   Cuando se recupera una solicitud o un borrador siempre se hará como solicitud "normal", independientemente de la clase que se haya grabado. Esto se hace así para minimizar errores.
3. Presolicitud SOIVRE (ver en menú): Permite subir archivos CUSDEC/txt para cumplimentar datos de manera automática de una presolicitud SOIVRE.